アジャイルExcel-ノウハウ(2) 表は1データ1セル
本ページでは、技術文書の1つの肝である表についてのノウハウを次の3種類に分けて説明する。
- 列見出しのみの表
- 行見出しも使った表
- それ以外の表
ページコンテンツ
共通ノウハウ
まず、表の種類に依らない共通のノウハウについて示す。
原則セルを結合しない
データの再利用や編集の妨げになるからである。
ただし、見出し行、見出し列を階層化した場合は上位階層のセルは結合してもよい（詳細は後述）。
参照や更新の頻度が低い列は「グループ」機能でまとめる
参照や更新の頻度の高いデータにすぐアクセスできるようにするためである。グループ機能を用いることで普段使用しないデータの表示・非表示をワンタッチで切り替えることが可能である。
ただし、表示・非表示を切り替えるアイコン表示のため画面が狭くなり一覧性が低下するというデメリットもある。その際はリボンインタフェースの表示をタブの表示のみにするとよい。
「データの入力規則」のリストは見出し行の上で定義し、「グループ」機能を用いて非表示にする
リストと入力セルの対応関係が直感的にわかり、誤ってリストを削除したりするリスクを減らすことができるためである。グループ機能を用いて非表示にすることで普段邪魔にならずに済む。
列見出しのみの表に関するノウハウ
1行1レコードのデータは、極力この形式の表にすべきである。なぜなら「フィルター」機能を活用して、直感的に高度なデータのソートや抽出が可能だからである。
見出し行と第1レコードの境界で表示分割・固定する
行数が増加した際にも見出しを常に参照できるからである。
左端の列が行のIDに相当すれば、IDを列見出しとして表示固定するのがよい
上位階層の見出し行はセル結合してもよい
「フィルター」機能に悪影響を与えず、見出しの表現力や編集性を高めることができるためである。やり玉に挙がりがちなセル結合であるが、表をまとめて選択して罫線をまとめて引けるなど、一定のメリットが存在する。
ただし、列を移動するための手順が1ステップ増えるため、上記のメリットとのトレードオフの判断が必要。
項番列を設ける
ソート後も当初の並び順を再現かつ他からも項目を参照できるようにするためである。
サンプル
上述のノウハウを盛り込んだサンプルを以下に示す。Excelシートを埋め込んでいるのでデータ入力も含め操作可能である。是非試してみてほしい。
行見出しも使った表に関するノウハウ
行見出しを使うのは、行数が少ない、あるいは行見出しに階層が存在す場合がほとんどであろう。よって「フィルター」機能の活用の配慮は必要ない。
見出し行・見出し列とデータの境界で表示分割・固定する
行数・列数が増加した際にも見出しを常に参照できるからである。
行数が多い場合、上位階層の行見出しで「グループ」機能を用いる
列と同様、詳細をワンタッチで表示/非表示できることで、表の全体像と詳細を容易に行き来できるようにするためである。大きな表は下の方が参照しづらく、最終的にメンテナンスされなくなる危険性があり、それを避けることが可能となる。
また、詳細を非表示にした状態は一種の目次に相当し、1シート内に限られるものの、Wordが自動作成する目次よりはるかに使い勝手がよくなる。
サンプル
上述のノウハウを盛り込んだサンプルを以下に示す。Excelシートを埋め込んでいるのでデータ入力も含め操作可能である。是非試してみてほしい。
その他の表に関するノウハウ
1レコードを複数行で表現するようなケースが相当する。ケースバイケースであるが、上記のノウハウは活かせるはずである。場合によっては、図として表現する、「Excel方眼紙」を使った方がよいかもしれない。