アジャイルExcel-メリットとデメリット(1) メリット

2021年12月26日

メリット

まずメリットである。真面目に文書作成に向き合っているエンジニアにとってどれもありがたいものばかりだろう[1]MarkdownキッズやWord爺を揶揄

技術文書を構成するすべての要素を作成・編集可能

IT技術文書の構成要素には以下のものがある。

  •  表(1データ1行)  例:テスト仕様表
  •  表(1データを複数行で表現)  例:API仕様
  •  リスト 例:箇条書き
  •  階層リスト(ツリー)  例:条件分岐
  •  図形  例:UML図
  •  画像
  •  以上の要素の目的を説明する文章  例:見出し、導入文

これらの作成・編集をすべてできるツールはExcel以外、ほぼ存在しない。
用途ごとに最適なツールを使用するという考えもあるが以下の点で問題がある。

  • 導入コスト(そのようなツールはどこでもあるものではなく、かつ高価である場合が多い)
  • ツールの使い分けのため、作成・編集作業が煩雑
  • 教育コスト

一方、Excelは、IT技術文書に必要な構成要素をすべて作成・編集可能である[2]正確には画像はインポートのみ

 

上記構成要素を1つの文書にまとめることが可能

技術文書とは、上記構成要素を組み合わせて、設計意図や仕様などを的確に伝達するという目的のために作成する。そのためには個々の構成要素だけでなく、そのコンテキスト、つまりレイアウトやその目的や関係がわかることが重要である。

UML作成ツールなどは、図面を効率的に作成可能であるが、作成されるものはあくまでも構成要素に過ぎず、情報のレイアウトの工程が別途必要となる。その工程は単に工数を要するだけでなく、情報の2重管理を生む。

一方、Excelは、個々の構成要素を作成できるだけでなく、上記構成要素を1つの文書に容易にまとめることが可能である。

 

上記構成要素をあるべき構造で表現可能

上記構成要素は本来、紙や画面サイズとは独立に、その構成要素にふさわしい構造で表現されるべきである。しかしながら、WordやPowerPointは、設計思想として、情報を紙や一画面に収めるために最適化されている。両者はしばしば一致せず、それがゆえにWordやPowerPointでは構成要素を加工し、紙や画面に収める作業が発生する[3] … Continue reading

その作業は工数を要するだけでなく、情報の2重管理や再利用性の低下などを招く。

一方、Excelは、紙や画面に縛られることなく、構成要素を本来あるべき構造で表現できる。

 

どんな環境でも存在(互換ソフトも含め)

現場によっては使用可能なソフトが制限されていることがよくある。自身の環境にはあるが共同作業者の環境には存在しないということもある。仮に完全な文書作成ツールが存在していたとしても、それでは絵に描いた餅である。

一方、Excelは、バージョンが最新でないにせよどのような現場であろうが使用可能である。

 

計算式が使用可能

アジャイル開発におけるドキュメントに求められる要素の一つの姿は、常に内容が最新でかつ整合性が取れていることだ。そのためには、文書に何らかの計算機能が必要であり、かつ手軽に使える必要がある。

Excelは、集計に代表されるように、文書内で簡易に算術演算、文字列演算、データ参照ができ、文書内の整合状態を自動的に保つことができる。

 

ブラウジングやナビゲーションを助ける様々な機能

Excelには、文書の効率的なブラウジングやナビゲーションを可能にする以下のような機能を備える。これらを活用することで紙を超えた操作性を実現できる。

  • フィルター
  • グループ化
  • 表の分割と固定
  • ハイパーリンク

 

デメリット

次のページではExcelで技術文書作成をするデメリットについて整理する。


 

 

References
1 MarkdownキッズやWord爺を揶揄
2 正確には画像はインポートのみ
3 もちろん、設計や文書のリファクタリングを実施し、適切に階層化する契機になるという意見もわかるが、最適なアーキテクチャを模索している段階での過剰な階層化の有害さは経験の豊富な設計者ならわかるはずだ

Posted by urojima